Записка-расчёт о предоставлении отпуска

Например, Общество с ограниченной ответственностью «Миллениум», Индивидуальный предприниматель Иванов И.И. Наименование работодателя должно соответствовать указанному в регистрационных документах в соответствии с Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Если в них отражено только полное название, то, соответственно, и в форме Т-60 необходимо указать полный вариант наименования. В том случае, если в документах на регистрацию также присутствует сокращенное наименование, работодатель вправе указать его ниже полного названия (или рядом в скобках).

Однако этот документ прекращает свое действие с 1 июля 2018 г. На смену ему придет ГОСТ Р 7.0.97-2016, который содержит аналогичные требования.

Это показатель, отражающий вид деятельности компании или ИП, найти его можно в регистрационных документах из Росстата. Данный код присваивается на основании порядкового номера компании.

Код ОКПО относится к числу обязательных реквизитов и указывать его в документе необходимо. Однако в связи с тем, что за отсутствие данного показателя никаких штрафов в отношении работодателя не предусмотрено, на практике нередко его оставляют незаполненным.

Это цифровой код, который присвоен каждому сотруднику при приеме на работу. Законом не определена обязанность работодателя присваивать табельные номера, вследствие чего заполнить ячейку необходимо только при организации данной системы учета сотрудников у работодателя.

Указывается при наличии в организации, в противном случае строку не заполняют.

Наименование должности должно быть внесено точно так же, как в трудовом договоре и штатном расписании, без сокращений.

• Период работы, за который сотруднику предоставляют оплачиваемый отпуск. В этой графе следует отразить только такие разновидности отпуска, которые привязаны к периоду: ежегодный, дополнительный. В том случае, если предоставляется учебный отпуск, графа не заполняется в связи с тем, что работодатель в обязательном порядке должен предоставить его работникам, независимо от фактически отработанного времени;
• Длительность отпуска в календарных днях, а также дата его начала и окончания.

Сведения о предоставлении дополнительного отпуска (указывается при наличии):

• Сюда относят вид и код дополнительного отпуска (допотпуска могут предоставляться работникам, занятым на вредных производствах, трудящимся в компаниях с ненормированным режимом работы или специальными условиями труда, работающих на территории Крайнего Севера и приравненных к нему районах). Код компания указывает в том случае, если применяет систему кодирования.

Коды указаны в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1, как обозначения к табелю учета рабочего времени:

Вид доп. отпуска	Код
	буквенный	цифровой
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13

• Его продолжительность (в некоторых случаях право определяет минимально возможную продолжительность допотпуска для отдельных категорий работников. Так, для трудящихся на вредных производствах граждан, допотпуск должен быть не менее 7 календарных дней);
• Дата начала и окончания;
• Основание для предоставления дополнительного периода отдыха работнику (основанием для предоставления допотпуска выступают локальные акты организации или коллективные договоры).

Общая продолжительность основного и дополнительного отпусков, с указанием даты начала и окончания.

В ней необходимо отразить месяц и год получения доходов, которые должны быть учтены при определении величины среднего заработка. При этом, если речь идет об отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, графа не заполняется.

Должны быть отражены доходы, которые следует учесть при исчислении среднего заработка. С это целью следует учесть доходы сотрудника именно за расчетный год, то есть за 12 месяцев, предшествующих уходу сотрудника в отпуск, даже в том случае, если данный период отработан не в полном объеме.

На основании ст. 139 ТК РФ учитываются все доходы сотрудника, за исключением социальных выплат (матпомощь, возмещение коммунальных расходов) и выплат работнику в период его фактического отсутствия на работе, но когда за ним сохранялась его должность и средний заработок (пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам).

Необходимо указать количество календарных дней, приходящихся на отработанное в расчетном периоде время.

В большинстве случаев данная ячейка документа остается незаполненной, в связи с тем, что при исчислении отпускных учитывают средний дневной заработок.

Тем не менее, в некоторых ситуациях, например при вахтовой или сменной работе, для сотрудника может быть предусмотрен суммированный учет рабочего времени, и, соответственно, сведения об отработанных часах необходимо отразить в этой ячейке.

Расчет будет зависеть от того, в полном объеме сотрудник отработал расчетный период или нет. Если 12 месяцев полностью отработаны, расчет среднего заработка необходимо производить по формуле:

СЗ = сумма выплат сотруднику в расчетный период / 12 месяцев / 29,3

где 29,3 представляет собой среднее число дней в одном месяце. До 2014 года этот показатель был равен 29,4, но в связи с изменением количества праздничных дней значение было снижено до 29,3.

Если 12 месяцев отработаны не полностью, то расчет будет производиться с учетом неполных месяцев по формуле:

СЗ = сумма выплат сотруднику / (29,3 * Число полностью отработанных месяцев + Число дней в не полностью отработанных месяцах)

Для того чтобы определить количество дней в не полностью отработанном месяце, можно воспользоваться формулой:

Кол-во дней = 29,3 / Кол-во дней в месяце * Кол-во отработанных в этом месяце дней

В некоторых случаях в расчетном периоде у работника отсутствуют отработанные дни и начисления. В этой ситуации следует обратиться к Постановлению Правительства № 922 от 24.12.2007г., в котором говорится, что, если у сотрудника отсутствуют начисления или отработанные дни в расчетном периоде, средний заработок будет исчислен на основании оклада, установленного работнику и тарифной ставки.

Таким образом, расчет среднего заработка будет осуществлен по формуле: СЗ = Оклад / 29,3

Отражает сумму начисленных отпускных. При этом если отпуск получился переходящим (то есть отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом), то необходимо отразить начисления отдельно для каждого месяца.

Для расчета достаточно умножить средний дневной заработок на количество календарных дней отпуска.

Отражается величина удержанного подоходного налога (НДФЛ).

Сумма отпускных за вычетом налога, которую работник получит «на руки».

Величина отпускных в документе будет определяться следующим образом:

Сумма отпускных = (Гр. 6 * Гр. 7 + Гр. 6 * Гр. 11) – Гр. 22