Журнал регистрации платежных ведомостей
Оглавление:
1. Обязательно ли вести этот журнал? |
Документ:
Скачать бланк формы Т-53а Скачать образец заполнения Т-53а |
Все платежные ведомости, составляемые по форме Т-53, необходимо регистрировать. Для этих целей используют специальный журнал.
В Альбоме унифицированных документов был разработан бланк такого журнала, это форма № Т-53а.
Обязательно ли вести этот журнал?
В законодательстве нет прямого указания, что организация обязана вести учет платежных ведомостей, а тем более делать это с помощью унифицированной формы Т-53а.
Но в Федеральном законе «О бухучете» от 22.11.2011 г. № 402-ФЗ можно найти указание, что лицо, ответственное за составление первичных учетных документов, обязано обеспечить их своевременную передачу для регистрации содержащейся в них информации в регистрах бухгалтерского учета, к которым относятся и журналы.
Но при этом использовать унифицированную форму Т-53а не обязательно, поскольку в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 можно найти сведения о том, что организации (за исключением бюджетных) освобождаются от обязанности вести бухгалтерские регистры в унифицированных формах.
Они могут разработать для этого свои формы журналов, единственное ограничение при этом – это то, что новые бланки должны содержать все обязательные реквизиты, указанные в статье 10 Закона «О бухучете».
К ним относятся:
- Название документа;
- Название организации, которая его ведет;
- Период, за который был составлен журнал, либо дата начала и дата окончания заполнения;
- Все данные в журнале должны быть расположены либо в хронологическом, либо в систематическом порядке;
- Должны быть указаны единицы измерения, использующиеся в журнале;
- В журнале должна быть информация о лицах, ответственных за его ведение, их данные и подпись.
Унифицированная форма Т-53а полностью соответствует этим требованиям, поэтому организации чаще всего используют ее при регистрации платежных ведомостей.
Инструкция по заполнению формы Т-53а
Титульный лист
Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в уставных документах.
Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.
Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.
В конце указывают должность и полное ФИО лица, ответственного за ведение журнала.
Табличная часть
Форма журнала представляет собой таблицу, состоящую из 10 колонок:
- Номер по порядку – сквозной на протяжении всего журнала (1,2,3, и т.д.);
- Дата составления ведомости;
- Номер ведомости – номер, проставленный в ведомости. На практике эти номера платежным ведомостям присваиваются как раз с помощью журнала;
- Наименование платежа – указываются цели, куда пошли денежные средства по данной платежной ведомости;
- Структурное подразделение – заполняется при наличии;
- Сумма по ведомости: указывается сумма, проставленная на лицевой стороне ведомости;
- Подпись работника, который сдал ведомость;
- ФИО работника, который сдал ведомость;
- Подпись работника, который принял ведомость;
- ФИО работника, который принял ведомость;
После таблицы на каждой странице указывается, с какого по какой порядковый номер присутствуют записи. Информация берется из первой колонки (а не номера ведомостей). Порядковые номера заносятся прописью, то есть буквами.
Как оформить журнал?
Как и все журналы, ведущиеся в организации, журнал учета платежных ведомостей должен быть надлежащим образом оформлен:
- Для ведения журнала можно приобрести специально отпечатанную книгу, соответствующую унифицированной форме, а можно самостоятельно распечатать листы на компьютере и сброшюровать их вместе с титульным листом;
- Листы журнала должны быть пронумерованы;
- Сам журнал должен быть сшит нитками, хвостики которых необходимо завязать на последнем форзаце и обрезать, оставив дину 5-6 см.
- На оставшиеся хвостики наклеивается прямоугольник бумаги, где указано, что журнал сшит и в нем содержится такое-то количество листов. Эта надпись заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).
Срок и место хранения документа
Журнал регистрации платежных ведомостей хранится у кассира, который в течение года регистрирует в нем получаемые из бухгалтерии платежные ведомости.
Затем журнал отправляется на хранение в архив организации вместе с остальными кассовыми документами.
Срок хранения журнала должен быть не менее чем 5 лет, которые отсчитываются от даты последней записи в журнале.