Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49)

Оглавление:

1. Унифицированная форма или свой бланк?

2. Обязательно ли вести форму Т-49 в компании?

3. Периодичность оформления ведомости

4. Инструкция по заполнению формы Т-49

5. Срок и место хранения документа

Документ:

Скачать бланк формы Т-49

Смотреть образец заполнения Т-49

Расчетно-платежная ведомость – это документ, с помощью которого выполняется сразу две операции: начисляется и выдается заработная плата. Она является универсальным документом и может заменить собой формы Т-51 и Т-53

Унифицированная форма или свой разработанный бланк?

Несмотря на то, что с 2013 года отменено обязательное использование унифицированных форм, для составления расчетно-платежной ведомости все равно нужно использовать бланк Т-49, поскольку она будет относиться к первичным бухгалтерским документам.

Это указание можно найти в Информации Минфина за номером ПЗ-10/2012, где сказано, что, несмотря на отмену обязанности использовать унифицированные формы, это правило не будет распространяться на первичные бухгалтерские документы.

А если исходить из определения понятия первичных документов, то расчетно-платежная ведомость будет входить в их число. Более того, в ФЗ «О бухучете» от 06.12.11 г. № 402-ФЗ унифицированная форма Т-49 указана, как обязательная к использованию в перечне кассовых документов.

Обязательно ли вести форму Т-49 в компании?

Работодатель может самостоятельно выбирать, в какой из унифицированных форм осуществлять начисление заработной платы. В этом плане форма Т-49 имеет преимущество в том, что ее использование позволяет составлять только один документ, а не два, как в случае, если зарплата начисляется в форме Т-51.

Но вместе с тем использование этой формы имеет один существенный минус – ей невозможно пользоваться, если в компании ведутся расчеты по зарплате безналичным способом. В этом случае удобнее будет пользоваться расчетной ведомостью Т-51.

Периодичность оформления расчетно-платежной ведомости

Расчетно-платежная ведомость должна оформляться как минимум дважды в месяц: на выплату зарплаты и выплату аванса. Поскольку в противном случае будет нарушена норма Трудового Кодекса, где сказано, что заработная плата должна выплачиваться не реже 2 раз в течение месяца.

Обратите внимание! При оформлении этой формы на выплату аванса строка НДФЛ будет оставаться незаполненной.

Помимо этого расчетно-платежную ведомость можно оформлять на отдельных сотрудников при уходе в отпуск, увольнении и т.д.

Инструкция по заполнению формы Т-49

За заполнение расчетно-платежной ведомости отвечают два человека:

Бухгалтер, который начисляет заработную плату;
Кассир, выдающий денежные средства по этому документу.

Иногда это может быть одно и то же лицо в зависимости от распределения обязанностей среди работников бухгалтерии организации.

Шапочная часть

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования (или рядом в скобках).

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО

Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Структурное подразделение

Указывается при наличии в организации, в противном случае строку не заполняют.

В кассу для оплаты в срок…

Здесь указывается, что расчетно-платежная ведомость направляется в кассу для оплаты в определенный срок. Как правило, ставится период продолжительностью 3 дня несмотря на то, что законодательство обязывает указывать конкретные даты для выплаты зарплаты и аванса.

Это делается для того, чтобы все работники успели получить деньги, поскольку они могли отсутствовать в день выдачи зарплаты (командировка, отпуск, прогул и т.д.).

Сумма

Общая сумма по расчетно-платежной ведомости, она указывается сначала прописью, а затем цифрами.

Подписи

Ставятся две подписи: руководителя и главного бухгалтера, поскольку расчетно-платежная ведомость относится к финансовым документам.

Отчетный период

Проставляется период, за который начисляется заработная плата и выплачиваются денежные суммы. Если это аванс, то ставится период с 01 по 15 число текущего месяца, если это зарплата, то указывается полный месяц.

Табличная часть

Таблица состоит из 23 колонок. Она заполняется следующим образом:

Номер по порядку (1,2,3,4,6 и т.д.);
Табельный номер, то есть индивидуальный код работника. Если в организации такого учета не ведется, то данная колонка не заполняется.
Должность работника, которому будет начислена и выплачена заработная плата;
Тарифная ставка или оклад – здесь указывается сумма оклада, часовая ставка или процент, установленный работнику. В случае, когда зарплата работника складывается из нескольких сумм (оклад + % от определенной величины + увеличенный % за перевыполнение плана и т.д.), то целесообразно произвести расчет на отдельном листке, который затем приложить к расчетно-платежной ведомости.
Количество отработанных дней или часов – проставляются часы или дни, входящие в норму рабочего времени.
Отработано выходных дней/часов – то есть отражается время, когда работник выходил на работу в свой выходной день.
Отработано праздничных дней/часов.
Начислено заработной платы – оплата за отработанные дни – здесь проставляется сумма основной оплаты труда. В идеале, это оклад, деленный на норму дней в текущем месяце и умноженный на фактическое количество отработанных дней. На практике сюда должны войти суммы, которые работник получит за выполненную работу, за исключением премии.
Начислено премии;
Начислено по больничному листку;
Прочие начисления (проставляется наименование начисления);
Прочие начисления (проставляется наименование начисления);
Другие доходы – материальная помощь, разовые премии, выплаченные не за исполнение трудовых обязанностей, компенсации.
Всего – рассчитывается общая начисленная сумма вместе с подоходным налогом.
Сумма НДФЛ со всех сумм, подлежащих налогообложению.
Аванс – сумма ранее выплаченных авансовых платежей.
Сумма алиментов, если у работника имеются такие обязательства.
Прочие удержания (проставляется наименование удержанной суммы).
Сумма задолженности за организацией – суммы, которые организация задолжала работнику (например, перерасчет зарплаты за прошлый месяц в пользу работника).
Сумма задолженности за работником – суммы, которые работник должен организации (например, перерасчет зарплаты за прошлый месяц в пользу организации).
Сумма к выплате – сумма, которую работник должен будет получить на руки, за вычетом аванса и подоходного налога.
Фамилия и инициалы работника, которому начисляется и выдается зарплата.
Подпись работника в получении либо отметка о том, что сумма депонирована на счету организации. Отметка «депонировано» ставится, если работник не успел получить зарплату в сроки, указанные на титульном листе. Например, стоит срок с 01.06.17 по 03.06.17, то 3 числа в конце рабочего дня кассир закрывает ведомость и напротив всех неполученных сумм ставит запись «депонировано».

После того как все фамилии работников перечислены, в следующей строке ставится слово «Итого» и подсчитываются итоговые суммы: зарплата начисленная, НДФЛ, зарплата к выдаче.

После того как кассир закроет расчетно-платежную ведомость, он ставит сумму, которая была выдана по ней. Эта сумма высчитывается следующим образом: итоговая сумма по 21 колонке минус депонированные суммы. Запись делается сначала буквами, а затем цифрами;

Затем в следующей строке указывается депонированная сумма.

После этого на всю выданную сумму оформляется расходный кассовый ордер, и его реквизиты (номер и дата) указываются в форме Т-49;

Все это кассир заверяет своей подписью и возвращает ведомость в бухгалтерию, где она подписывается бухгалтером.

Срок и место хранения расчетно-платежной ведомости

Оформленная расчетно-платежная ведомость, по которой выданы или депонированы денежные суммы, подшивается к расходному кассовому ордеру и хранится вместе с кассовыми документами.

Срок ее хранения может быть разным: