Авансовый отчет (форма АО-1)

Оглавление:

1. Обязательно ли использовать эту форму?

2. Инструкция по заполнению формы АО-1

3. Срок составления авансового отчета

4. Документы, прилагаемые к форме АО-1

5. Срок и место хранения документа

Документ:

Скачать бланк формы АО-1

Смотреть образец заполнения АО-1

Авансовый отчет предназначен для отражения сведений, куда были потрачены денежные суммы, выданные в подотчет работникам организации. Если этот документ не будет составлен, то выданная сумма так и будет числиться за работником, а, соответственно, ее вычтут из его заработной платы.

Для составления авансового отчета используют унифицированную форму АО-1.

Обязательно ли использовать унифицированную форму АО-1?

Несмотря на то, что обязательное использование унифицированных форм в настоящее время не требуется, авансовый отчет будет исключением, как и некоторые другие первичные документы бухгалтерского учета, для которых необходимо использовать унифицированные бланки.

Соответственно, все организации, а также индивидуальные предприниматели должны использовать форму АО-1 при оформлении операций с подотчетными средствами.

Инструкция по заполнению формы АО-1

Унифицированная форма АО-1 авансового отчета представляет собой бланк формата А4, который заполняется с двух сторон. За его заполнение отвечают два работника:

Подотчетное лицо, которому были выданы денежные средства;
Бухгалтер организации, который отвечает за оформление движения подотчетных сумм.

Лицевая часть

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО

Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Поле “УТВЕРЖДАЮ”

Справа от названия предусмотрено место для утверждения авансового отчета руководителем, где ставится сумма, указанная в авансом отчете, подпись начальника, его должность, фамилия, инициалы и дата утверждения.

Отчет утверждается в последнюю очередь после того, как его проверит бухгалтер и подпишет главный бухгалтер.

Данные, указываемые подотчетным лицом

Подотчетное лицо вносит следующие свои данные:

Структурное подразделение – при его наличии.
Фамилия и инициалы работника, отчитывающегося за потраченные суммы.
Табельный номер – индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии.
Должность сотрудника.
Назначение аванса – цель, на которую были потрачены денежные средства (командировочные расходы, приобретение расходных материалов и т.д.).

Оставшуюся часть лицевой стороны авансового отчета заполняет бухгалтер. Ниже идет таблица, в которой отражается сумма выданных средств, сумма потраченных средств и выводится либо остаток, либо перерасход.
В таблице справа делается бухгалтерская проводка, которая отражает счет, на который относятся истраченные средства.
Ниже таблицы ставится количество оправдательных документов, которые прилагаются к отчету.
Далее стоит отметка о проверке отчета, сюда вносится сумма отчета, а ниже стоят две подписи бухгалтера и главного бухгалтера.
Еще ниже поле заполняется в случае, если работник вернул неистраченные средства в кассу либо ему выдали сумму, потраченную сверх выданного аванса. Ставится размер суммы, номер кассового документа и подпись кассира.

Если работник вернул денежные средства в кассу, то они оформляются приходным кассовым ордером, если ему возвращаются средства, истраченные сверх подотчетной суммы, то оформляется расходный кассовый ордер.

Расписка после линии отреза

В самом низу листа (после линии отреза) располагается расписка в том, что бухгалтер принял авансовый отчет у подотчетного лица. Здесь ставится номер и дата отчета, его сумма и количество прилагаемых оправдательных документов. Эта часть авансового отчета после заполнения отрезается и отдается на руки лицу, составившему отчет.

Заполнение оборотной стороны авансового отчета

Оборотную сторону заполняет подотчетное лицо и бухгалтер. Она представляет собой таблицу, разделенную на 9 колонок, в которой отражаются сведения об оправдательных документах. Она заполняется следующим образом:

Номер по порядку;
Дата документа – ставится дата, которая указана на оправдательном документе (билете, чеке);
Номер оправдательного документа;
Наименование документа;
Сумма расхода в рублях;
Сумма отчета в валюте;
Принятая к учету сумма в рублях. Как правило, она совпадает с колонкой 5;
Принятая к учету сумма в валюте;
Дебет счета – отражает счет, на котором учитываются произведенные расходы.

Строки 7,8,9 заполняет бухгалтер.

Подпись и расшифровка подписи отчетного лица.

Срок составления авансового отчета

Авансовый отчет должен быть составлен в течение 3 рабочих дней с момента наступления следующих событий:

Окончания периода, на который были выданы денежные средства. Это период указывается либо в служебной записке на выдачу денежных средств, либо в учетной политике организации;
Возвращение работника из командировки;
Выход сотрудника на работу после болезни или отпуска – в том случае, если период, на который были выданы денежные средства, окончился, когда работник отсутствовал.

Документы, прилагаемые к форме АО-1

К авансовому отчету прилагаются подлинники документов, которые подтверждают произведенные расходы. К таким документам можно отнести:

Кассовые чеки;
Товарные накладные;
Счета на оплату услуг;
Проездные документы и т.д.

Исключение будет составлять такая статья расходов, как суточные при поездке в командировку, и только в том случае, если в организации не оформляют командировочное удостоверение и служебное задание (в настоящее время это разрешено законодательством). В данной ситуации к авансовому отчету можно будет приложить копию приказа о направлении в командировку.

Срок и место хранения документа

Проверенный и проведенный авансовый отчет подшивается либо к кассовым документам, либо в отдельное дело. Это связано с тем, что срок хранения авансового отчета в некоторых случаях будет зависеть о того, какие расходы в нем отражаются.

Можно выделить три периода хранения этого документа:

Налоговый Кодекс РФ предписывает хранить бухгалтерские и налоговые документы не менее чем 4 года с момента окончания отчетного периода (года);
Закон «О бухучете» предписывает все организациям хранить первичные бухгалтерские документы не меньше чем 5 лет;
Налоговый Кодекс устанавливает отдельно срок хранения для документов, в которых отражается понесенный убыток, который может понизить налогооблагаемую базу. Такие документы хранят десять лет.

Читайте более подробно: Авансовый отчет