Командировочное удостоверение (форма Т-10)

Оглавление:

1. Обязательно ли использовать эту форму?

2. Основания для оформления удостоверения

Документ:

Скачать бланк формы Т-10 (Excel) или в Word

Основное назначение командировочного удостоверения – отражение времени пребывания работника в организации, куда он был командирован.

Этот документ выдается работнику на руки до его отъезда в командировку, кадровик организации-работодателя ставит дату убытия. Затем работник ставит такие же отметки о прибытии и убытии в организации, куда он был командирован, а после возвращения последней ставится запись о прибытии опять же организацией – работодателем.

Для командировочного удостоверения предусмотрена унифицированная форма Т-10

Обязательно ли использовать эту форму?

В настоящее время унифицированные формы не нужно использовать в обязательном порядке, это в равной мере касается и бланка Т-10.

Более того, сейчас в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки нет упоминания о командировочном удостоверении, оно было исключено из этого нормативного акта в 2015 году. Это значит, что работодатель может вообще не использовать его в своем документообороте.

Но в тоже время законодательство разрешает организациям самостоятельно вести дополнительные документы, это необходимо прописать в одном из локально-нормативных документов, например, в учетной политике.

Таким образом, можно сделать вывод, что работодатель может разработать свой бланк командировочного удостоверения либо внести нужные ему изменения в унифицированную форму Т-10

Основания для оформления командировочного удостоверения

Основанием для заполнения командировочного удостоверения служит приказ о направлении в командировку. Если приказы оформляются в специальных программах, то командировочное удостоверение можно распечатать одновременно с документом-основанием.

Надлежащим образом заполненное командировочное удостоверение отдают работнику на руки.

После возвращения из командировки удостоверение будет служить документом для оплаты суточных, его необходимо сдать в бухгалтерию вместе с остальными документами, билетами и счетами за гостиницу.

Инструкция по заполнению формы Т-10

Лицевая часть формы Т-10 заполняется практически идентично приказу о командировке, составленному по форме Т-9. Если работников несколько и их отправляют в командировку с помощью приказа по форме Т-9а, командировочных удостоверений все равно будет столько, сколько работников. Этот документ всегда выписывается индивидуально на каждого работника.

Лицевая часть

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО

Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Номер и дата составления документа

Присвоить номер командировочному удостоверению можно с помощью Журнала учета работников, выбывающих в командировки. Его ведение необязательно, но если работодатель продолжает оформлять командировочные удостоверения, то его наличие желательно, чтобы отследить все выданные бланки формы Т-10.

Табельный номер

Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то данная строка заполняется только при его наличии.

Структурное подразделение

Заполняется только при его наличии в организации, в противном случае строка остается незаполненной.

Должность – вносится полностью без сокращения.

Место назначения – указывается страна, регион, населенный пункт и название организации, куда работник командируется.

Цель командировки – переносится из приказа.

Далее расположено поле для указания срока командировки, который переносится из приказа, как и период командировки.

Затем стоит пометка, о том, что командировочное удостоверение действительно только при предъявлении паспорта либо другого удостоверения личности, и указывают какого именно.

В конце ставится подпись руководителя.

Оборотная сторона

Первую отметку ставит кадровик организации, которая отправляет работника в командировку. Отметка содержит следующие данные:

Населенный пункт, из которого выбыл работник;
Дата выбытия;
Должность, подпись и расшифровка подписи работника, который ставит отметку;
Все это заверяется печатью, которая не обязательно должна быть гербовой, можно использовать печать отдела кадров или финансовую.

Следующая отметка ставится уже в месте прибытия, а по окончании командировки там же ставится отметка об убытии. Таким образом, можно проставить любое количество отметок, если работник по служебным делам переезжает из города в город.

Последней должна быть отметка у работодателя о возврате из командировки.

Срок и место хранения командировочных удостоверений

Конкретного срока для хранения именно командировочных удостоверений в законодательстве не указано, но, исходя из следующих аспектов, можно сделать вывод, что хранить их следует не менее 5 лет:

Срок хранения приказов на командировки составляет 5 лет;
Срок хранения авансовых отчетов, к которым прикладываются командировочные удостоверения, должен быть не менее 5 лет после окончания отчетного периода.

Но при этом нужно учесть некоторые нюансы:

Если в командировку отправлялся работник с опасными условиями труда, то по аналогии с приказом командировочное удостоверение необходимо хранить 75 лет;
Даже после истечения срока хранения (5 лет) не стоит уничтожать финансовые документы, если в организации за это период не было налоговой проверки.