Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4)

Оглавление:

1. Нововведения с 2017-2024 гг

3. Лицо, ответственное за заполнение КМ-4

Документ:

Скачать бланк журнала по форме КМ-4

Журнал кассира-операциониста – это документ, отображающий информацию Z-отчетов по каждой ККТ, зарегистрированной у юр. лица / индивидуального предпринимателя, и предназначенный для учета поступлений и расходований денежных средств.

Под Z-отчетом понимается отчет, который кассир снимает с кассового аппарата в конце смены (рабочего дня). В нем представлены данные об осуществленных операциях по кассе. По остатку, указанному в Z-отчете, кассир сверяет наличные денежные средства и передает их администратору.

Нововведения с 2017-2024 гг

В связи с глобальным переходом на онлайн-кассы согласно разъяснениям налоговой инспекции (письма ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ и Минфина РФ № 03-01-15/19821 от 04.04.2017) заполнение журнала кассира-операциониста стало необязательным (данные сохраняются в личном кабинете на сайте ИФНС).

Требования к ведению документа

Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4 согласно постановлению Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132) можно приобрести в канцелярских магазинах.

Форма КМ-4 обязательно прошнуровывается, заверяется подписями налогового инспектора, руководителя (ИП) и главного бухгалтера, скрепляется печатью (при наличии). Листы журнала должны быть пронумерованы.

Электронная версия журнала законодательством не предусмотрена. На данный момент в связи с переходом на онлайн-кассы сведения, содержащиеся в журнале, отображаются в электронном виде в личном кабинете на сайте ИФНС.

Ведение формы КМ-4 осуществляется по каждой отдельной ККТ. В связи с этим предусмотрена регистрация журнала одновременно с регистрацией ККТ в ИФНС России (ИП – по месту жительства, юридические лица – по месту регистрации или по месту регистрации обособленных подразделений).

При регистрации первого журнала к ККТ налоговый инспектор снимает Z-отчет с кассы и делает первую запись в КМ-4. Далее документ заполняется до окончания свободных строк, после этого заводится новый. Каждый новый журнал также подлежит регистрации в ИФНС (при себе иметь предыдущий).

Журнал со сведениями о полученной выручке и произведенными операциями оформляется кассиром ежедневно без исправлений на основании снятых Z-отчетов (исправления должны быть заверены подписями руководителя и главного бухгалтера) шариковой ручкой или чернилами. При наличии нескольких кассовых смен может быть снято несколько отчетов, при этом данные вносятся в журнал отдельными строками, но с одной датой.

Если в течение дня (смены) кассовые операции не осуществлялись, то журнал КМ-4 не заполняется.

Срок хранения заполненных журналов – 5 лет. Каждый новый журнал заново регистрируется в ИФНС.

Лицо, ответственное за заполнение КМ-4

Ответственность за заполнение журнала устанавливается внутренним приказом руководителя. Также ответственность за ведение КМ-4 можно прописать в должностной инструкции кассира-операциониста.

Если приказ не сформирован, то ответственным автоматически считается руководитель организации (индивидуальный предприниматель), и он отвечает за наличие информации в журнале и правильность заполнения.

Инструкция по заполнению формы КМ-4

Титульный лист

Наименование организации/ИП

Оно должно соответствовать указанному в учредительных документах (на практике чаще всего используют сокращенное, но только в том случае, когда оно прописано в документации).

Индивидуальный предприниматель указывает фамилию, имя, отчество полностью (в соответствии с регистрационными документами в ИФНС).

Код ОКПО

Это основной код организаций и ИП в Росстате (можно узнать по ИНН на сайте службы). Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Код ОКДП

ОКДП – это классификатор продукции по видам экономической деятельности. Утратил силу, вместо него применяется ОКПД 2.

Коды можно определить в зависимости от вида продукции: на сайтах Министерства экономического развития РФ, Росстата (http://www.gks.ru/metod/classifiers.html) или не заполнять данное поле.

Контрольно-кассовая машина

Здесь отображаются данные о модели кассового аппарата.

Внимание! Список разрешенных к использованию с 2017 года кассовых аппаратов представлен на официальном сайте налоговой службы (https://www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/reestrkkt/).

Строка “За период с”

Здесь ставится период ведения данного журнала, т.е. указывается даты первого и последнего отчета. Как уже было сказано, журнал заполняется до окончания свободных строк независимо от отчетных периодов компании.

Табличная часть

1 столбец

Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если было снято несколько шт. за день, то каждый Z-отчет отображается отдельно по строкам.

Если в компании касса работает в несколько смен, то можно проставить номер смены (по желанию), например, 01.07.2017 (1) — означает, что строка заполняется на основании информации о работе первой смены по состоянию на 01.07.2017.

2 столбец

Если ККМ предусматривает деление Z-отчетов по различным отделам, в этом столбце отображается номер отделов (по желанию). Если нет разделения по отделам, то проставляется прочерк.

3 столбец

ФИО кассира (фамилия и инициалы). Если в фирме предусмотрено совмещение должностей кассира, бухгалтера, администратора и т.д., то в графе отображается фамилия, имя, отчество данного ответственного работника, работающего на кассе в течение данной смены.

4 столбец

В данном столбце проставляется номер снятого Z-отчета (отображается на самом отчете).

5 столбец

Форма книги является устаревшей, нет необходимости заполнять данный столбец. Но на практике здесь некоторые дублируют данные 4 столбца (порядковый номер отчета) или указывают количество произведенных за смену продаж.

6 столбец

В данном столбце отображается сумма всех пробитых чеков ККМ за весь период ее функционирования (накопительный результат деятельности). В Z-отчете нарастающий итог может быть отображен следующими наименованиями:

ГРОСС ИТОГ;
НАРАСТАЮЩИЙ ИТОГ ПРОДАЖ;
НИ.

Следует иметь в виду: сумму можно взять из столбца 9 отчета предыдущего дня. Исключение – первая запись в начале ведения журнала, которая проставляется налоговым инспектором при регистрации (ставится 1 руб.11 коп., пробиваемые в ИФНС).

7 и 8 столбец

При совмещении обязанностей подписи в обоих столбцах совпадают

9 столбец

Отображаются итоговые накопления, сумма всех пробитых кассовых чеков. Значение из столбца 6 увеличивается на сумму выручки за смену.

10 столбец

Отображается вся полученная за смену выручка (наличная оплата, оплата платежными картами, возвраты).

Столбец 10 = столбец 9 – столбец 6

11 столбец

Приход наличных денежных средств за исключением возвратов

Столбец 11 = столбец 10 – столбец 13 – столбец 15

12 столбец

Количество безналичных оплат (если ККМ не предусматривает счетчика безналичных оплат, данные не заполняются).

13 столбец

Сумма всех безналичных платежей (например, банковскими картами)

Примечание: данные о поступлениях на расчетный счет организации не включаются в отчет.

14 столбец

Отображается сумма всех полученных денежных средств за вычетом осуществленных возвратов.

Столбец 14 = столбец 10 – столбец 15

15 столбец

Суммарный итог произведенных за смену возвратов и ошибочно выбитых чеков. Эти данные отражены в акте КМ-3. К акту прилагаются все чеки, по которым был произведен возврат.

16 столбец

После заполнения всех данных журнала кассир оформляет справку-отчет (форма КМ-6), передает информацию администратору одновременно с выручкой по ПКО (приходно-кассовый ордер).

17 столбец

Приняв наличные денежные средства от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и подписывает журнал.

18 столбец – Подпись руководителя

Примечания:

При совмещении обязанностей кассира, администратора и руководителя в столбцах 16-18 ставится 1 подпись;
Под безналичными платежами (столбцы 12-13) понимается осуществление расчетов с клиентами посредством платежных банковских карт, продажей товаров в кредит. При снятии Z-отчета отдельной строкой выделены оплаты безналичным способом.

После заполнения журнала сведения о полученной наличности отображаются в кассовой книге (форма КО-4).