Личное дело работника

Оглавление:

1. Обязательно ли формировать личные дела?

2. Документы, входящие в личное дело

3. Входит ли в личное дело личная карточка Т-2?

4. Оформление личного дела

5. Срок и место хранения документа

Составные части ЛД:

Скачать титульный лист для личного дела

Смотреть образец описи документов

Личное дело – это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании.

Обязательно ли формировать личные дела в организациях?

В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Документы, входящие в личное дело

Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение. Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

Все документы, которые составляют личное дело, можно условно разделить на несколько категорий:

Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;
Документы, образующиеся в ходе работы;
Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.

Документы, образующиеся при приеме на работу

К этой категории можно отнести:

Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию. Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.
Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
Заявление человека о приеме на работу;
Трудовой договор (экземпляр работодателя);
Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
Копии документов об имеющейся квалификации и образовании;
Согласие работника на обработку его персональных данных;
Заключение первичного медицинского осмотра (при необходимости);
Личная карточка по форме Т-2;
Листы ознакомления с различными локальными документами организации (должностная инструкция, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности

Список таких документов и их количество в большей степени зависит от специфики выполняемой им работы, стажа и корпоративной политики организации.

К ним можно отнести:

Дополнительные соглашения и изменения к заключенному трудовому договору;
Копии приказов о перемещении и переводе работника;
Заключения периодических медицинских освидетельствований;
Протоколы проверки знания правил охраны труда;
Протоколы аттестации работника;
Служебные расследования;
Копии документов о наложении и снятии дисциплинарных наказаний;
Копии прочих документов (дипломы, свидетельство о браке, о рождении детей, изменение места регистрации и т.д.);

Документы, образующиеся при увольнении сотрудников

Сюда относятся документы, на основании которых происходит расторжение трудовых отношений, их перечень зависит от основания, по которому произошло увольнение.

В эту группу можно включить:

Заявление об увольнении;
Уведомление о сокращении;
Служебное расследование;
Медицинское заключение;
Соглашение сторон;
Свидетельство о смерти;
Копия приказа об увольнении.

Перечни документов, приведенные во всех группах, не являются исчерпывающими и могут сокращаться или дополняться по усмотрению работодателя.

Входит ли в состав личного дела личная карточка по форме Т-2?

Часто можно встретить информацию о том, что личная карточка сотрудника не должна входить в перечень документов личного дела и ее нужно хранить отдельно. Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой.

Тем не менее, больше нигде в законодательстве нет упоминания о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно.

Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя.

В пользу того, что карточку Т-2 удобнее включать в состав личного дела, говорят следующие факты:

Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).

Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.

Оформление личного дела сотрудника

Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках.

Также необходимо утвердить порядок ведения личных дел, где прописать следующие аспекты:

Утвердить оформление личного дела, то есть его титульный лист (обложку), бланк описи документов, лист-заверитель.
Утвердить перечень документов, которые будут входить в личное дело, и последовательность их расположения;
Порядок передачи дел на хранение.

В личное дело могут быть включены как оригиналы документов (трудовой договор, заявления), так и их копии (копии паспорта, дипломов, приказов). Копии документов, находящихся в личном деле, заверять не обязательно, поскольку они в основном будут использоваться для внутреннего пользования.

В течение всего периода работы документы в дело подшиваются на скоросшиватель и лишь только после увольнения работника их оформляют надлежащим образом, сшивают и отправляют в архив на хранение.

Титульный лист

Титульный лист для личного дела можно взять из Правил работы архивов организаций (Приложение 11), там же можно найти и другие документы, такие как опись и лист-заверитель.

Но работодатель может и самостоятельно разработать обложку для личного дела, поскольку Правила работы архивов обязательны к исполнению негосударственными организациями только в части сохранности, описания, учета и использования документов, но не оформления.

На титульном листе должны содержаться следующие сведения:

Полное наименование организации / ИП;
Номер дела, дата начала его ведения;
ФИО работника;
Дата окончания дела.

Опись документов

Чаще всего ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые действительно присутствуют в данном деле. Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

В ней перечислены все документы, которые согласно Положению о личных делах должны присутствовать в папке, а рядом отведена графа, где ставится отметка о наличии (отсутствии) документа и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил, забрали для работы с данным документом и т.д.).

Лист-заверитель – это документ, где должны быть отражены все особенности личного дела:

Сколько листов – отдельно указывается количество листов в личном деле и отдельно их кол-во в описи;
Есть ли нарушение нумерации страниц, сколько пропущено, литерная нумерация (стр. 1а, 2а и т. д);
Индексы дел и номенклатурные номера при их наличии.

После того как работник уволен, и дело закончено, его оформляют и сдают в архив компании.

Оформление должно происходить следующим образом:

Все бумаги в деле складываются в установленной последовательности, сшиваются и нумеруются, лист-заверитель можно прошить вместе со всеми документами либо наклеить на заднюю обложку дела;
На обложке указывается дата окончания дела, то есть дата увольнения человека;
Затем составляется опись всех бумаг, в нее заносятся названия документов и их индекс (при наличии), порядковые номера листов, на которых находятся документы в сшитом деле. В конце в описи помечается, сколько документов находится в деле (не листов, а именно документов), запись нужно сделать цифрами и прописью, а также отдельно указывается количество листов в описи. Листы описи нумеруются отдельно.

Срок и место хранения личного дела

В организации личные дела работников хранятся в отделе кадров, в месте, где они будут недоступны для несанкционированного просмотра и использования, поскольку в них содержатся персональные данные работника.

После расторжения трудового договора с работником его личное дело направляется в архив, где оно будет храниться в течение 75 лет. Исключения составляют только личные дела руководителей организаций – их нужно будет хранить постоянно.

Обратите внимание! После того как дело сдано в архив, его нельзя возвращать в работу, поэтому если уволенный сотрудник вновь устроился в эту же компанию, на него необходимо будет завести новое личное дело.