Книга учета бланков строгой отчетности (БСО)

Оглавление:

1. Форма книги учета БСО

2. Общие требования к журналу учета БСО

3. Инструкция по заполнению книги

4. Образец заполнения книги учета БСО

5. Штраф за отсутствие журнала учета БСО

Книга учета БСО – используется организациями и ИП, принимающими наличные деньги от населения за оказанные услуги, для учета перемещения бланков строгой отчетности.

В книгу заносятся следующие сведения:

приход новой партии бланков из типографии;
выдача БСО на руки сотрудникам, производящим наличные расчеты;
возврат ответственными лицами неиспользованных бланков;

Примечание: возврат БСО целесообразен, если в ближайшее время ответственный работник не будет выполнять операций по наличным расчетам (например: уходит в отпуск или уезжает в командировку).

В случаях, когда подразделение не располагает средствами для хранения БСО согласно требованиям нормативного законодательства, возврат неиспользованных бланков проводится ежедневно по окончании рабочей смены.

списание БСО.

Примечание: чистые неиспользованные бланки иногда могут оказаться непригодными для дальнейшего использования. Например: изменились реквизиты организации. Такие БСО подлежат списанию в общеустановленном порядке по истечении срока хранения.

Информация о бланках, выданных клиентам, и суммах полученных от покупателей денежных средств в книге учета не отражается.

Также не нужно указывать сведения об испорченных бланках, но если пометка об аннулировании будет сделана – ошибкой это не считается.

Скачать бланк книги учета БСО

Скачать образец заполнения книги

Форма книги учета БСО

Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52-н был утвержден унифицированный образец книги учета БСО по форме 0504045, предназначенный для использования в бюджетных учреждениях. При этом отдельной формы для коммерческих организаций и предпринимателей не предусмотрено.

Юрлица и ИП имеют право разработать журнал учета самостоятельно. Чаще всего за основу берется вышеуказанный унифицированный бланк, который корректируют путем удаления ненужных реквизитов и внесения дополнительных сведений, учитывающих специфику деятельности.

При этом разработанная форма обязательно должна содержать следующие реквизиты:

Название документа;
Наименование организации (Ф.И.О. предпринимателя);
Дата открытия и закрытия журнала;
Единицы измерения и количество объектов учета;
Должности, Ф.И.О. и подписи лиц, заполняющих документ.

Общие требования к журналу учета БСО

Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 предусмотрено ведение книги учета БСО только при использовании бланков, изготовленных типографским способом. Следовательно, организации (ИП), применяющие автоматизированные системы для печати БСО (досрочно перешедшие на онлайн-кассы), журнал не оформляют.

За ведение книги, а также прием, хранение и выдачу бланков строгой отчетности отвечает сотрудник, назначенный руководителем (ИП) в приказном порядке. С таким сотрудником обязательно заключается договор материальной ответственности.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями руководителя организации (ИП) и главного бухгалтера (при его наличии). Заверять документ в налоговых органах не нужно.

Вести книгу можно до тех пор, пока не закончатся прошитые и пронумерованные листы. Обновлять ее ежегодно не требуется. Период действия, срок хранения и порядок заполнения журнала нужно утвердить в локальном нормативном акте.

При этом срок хранения документа не может быть меньше срока хранения, установленного для корешков (копий, отрывных частей) БСО и испорченных бланков. Следовательно, хранить журнал нужно не меньше 5 лет со дня внесения последней записи.

Помарки и подчистки в книге учета допускать не рекомендуется. Если необходимо внести исправления, поступают следующим образом: ошибочные данные аккуратно зачеркиваются, рядом записывается верная информация, и проставляется Ф.И.О. и подпись ответственного лица.

Инструкция по заполнению книги учета БСО

Шапка формы

1. В поле «Учреждение» нужно внести наименование юрлица или Ф.И.О. предпринимателя.

2. Ниже заполняется наименование структурного подразделения. Если подразделений у субъекта нет, ставится прочерк.

3. В ячейке «Условная цена за единицу» указывается условная стоимость в размере 1,00 руб. или фактическая стоимость одного бланка.

4. Справа записываются следующие данные:

дата открытия – дата начала ведения журнала, которая обычно является датой поступления партии БСО от предприятия-изготовителя;
дата закрытия – дата внесения последней записи в книгу учета;
код ОКПО организации (ИП) на основании уведомления Росстата;
номер счета – поле предназначено только для организаций (ИП бухгалтерский учет вести не обязаны), которые указывают код забалансового счета 006.

5. Далее записывается название бланка строгой отчетности: путевка, квитанция, наряд, абонемент и т.д.

6. Справа указывается код формы (код БСО).

Заполнять код нужно только при использовании унифицированных бланков, утвержденных государственными органами, в остальных случаях ставится прочерк.

Основная таблица

1. В блоке «Дата» заполняются число, месяц и год:

поступления бланков из типографии;
выдачи БСО ответственным сотрудникам;
возврата неиспользованных бланков;
списания БСО.

2. В столбце «Получено / отпущено» указываются:

наименование типографии-изготовителя – по факту приемки БСО;
Ф.И.О. ответственного сотрудника, проводящего наличные расчеты с населением, при получении / возврате БСО;
Ф.И.О. материально-ответственного лица при списании бланков.

3. В графу «Основание» заносятся наименование и реквизиты документа, на основании которого были произведены приемка, выдача, возврат или списание БСО (например: накладная от типографии, акт передачи БСО ответственному лицу, акт возврата неиспользованных бланков, акт списания БСО).

4. Блок «Приход» заполняется по результату приемки бланков из типографии или при осуществлении возврата неиспользованных БСО от материально-ответственного лица.

При этом следует указать общее количество бланков, а также номер и серию первого и последнего БСО (например: АК 000001 – АК 000100).

5. Блок «Расход» заполняется при выдаче бланков на руки ответственным работникам, а также при списании БСО.

При этом следует проставить количество переданных бланков, номер и серию первого и последнего БСО, а также подписи ответственных лиц.

Примечание: при получении БСО из типографии в колонке «Подпись» расписывается материально-ответственное лицо, на которое возложена обязанность по заполнению книги учета.

6. В блоке «Остаток» указывается количество БСО, которое осталось на хранении у материально-ответственного лица с учетом выданных, возвращенных или списанных бланков.

7. В конце каждой страницы отражается общее количество поступивших, выданных и оставшихся на ответственном хранении БСО.

Образец заполнения книги учета БСО (форма 0504045)

Штраф за отсутствие книги учета БСО

За отсутствие книги учета БСО в сочетании с другими грубыми нарушениями ведения учета и хранения документов, повлекшими неправильное отражение доходов и расходов, хозяйствующие субъекты могут быть привлечены к налоговой и административной ответственности.

Размер штрафных санкций составит:

1. По ст.11 КоАП РФ (только для юрлиц):

от 5 000 до 10 000 руб. – для должностного лица;
от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-2 года, если нарушение допущено должностным лицом повторно.

2. По ст. 120 НК РФ:

10 000 – за нарушения, совершенные в течение одного налогового периода;
30 000 – за те же деяния, длящиеся более одного периода.

Следует отметить, что если поступившие БСО приходуются на основании накладной из типографии и хранятся должным образом, покупателям выдаются правильно оформленные бланки, а выручка по совершенным операциям своевременно отражается в кассовой книге (КУДиР), то оснований для привлечения организации (ИП) к ответственности за отсутствие журнала учета нет.