Выдача наличных денег в подотчет из кассы

Оглавление:

1. Приказ о подотчетных лицах

2. Законодательное регулирование

3. Порядок выдачи денег под отчет

4. Работник не отчитался в установленный срок

Бланки заявлений:

Смотреть образец приказа о подотчетных лицах

Смотреть образец заявления на подотчет от работника и от ген. директора

Выдача денег в подотчет — это операция по передаче собственных средств организации подотчетному лицу для оплаты расходов, напрямую связанных с хозяйственной деятельностью компании.

В роли подотчетного лица может выступать штатный работник фирмы или человек, работающий по гражданско-правовому договору.

Перечень подотчетных лиц утверждается в приказном порядке руководителем компании.

Приказ о подотчетных лицах

Приказ о подотчетных лицах — обязательный локальный акт организации, который должен содержать:

  • реестр работников, которым фирма доверяет деньги, с расшифровкой Ф.И.О. и занимаемых должностей;
  • максимальные суммы денег, подлежащих выдаче;
  • целевое назначение расходования средств;
  • период, на который выдаются деньги;
  • порядок утверждения авансового отчета.

Законодательные акты не предусматривают ограничений по установлению периода, на который могут выдаваться подотчетные средства, и предельной суммы наличных денег, получаемой на руки работником.

Следовательно, такие ограничения устанавливаются каждой компанией самостоятельно, а в качестве единственного регламентирующего документа выступает приказ о подотчетных лицах.

Законодательное регулирование

При проведении подотчетных операций компании должны следовать Указанию ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое устанавливает следующие правила:

  • работник обязан сдать авансовый отчет в 3-дневный срок по истечении периода, на который были выданы подотчетные денежные средства;
  • последующая выдача подотчетных сумм осуществляется при полном погашении работником задолженности по средствам, полученным ранее.

Если подотчетное лицо производит расчет по договорным обязательствам, выступая от имени компании, то следует соблюдать установленный лимит расчета наличностью (не больше 100 000 руб.) по одному соглашению.

Несоблюдение кассовой дисциплины карается штрафами, согласно ст. 15.1. КоАП РФ:

  • 40-50 тыс. руб. для организации (юр. лицо);
  • 4-5 тыс. руб. для ИП и должностных лиц.

Согласно Плану счетов бухучета, на счете 71 отражаются расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на оплату административно-хозяйственных и прочих расходов фирмы.

Подотчетные средства обычно расходуются на:

  • оплату интернета, мобильной и стационарной связи;
  • покупку канцтоваров и прочих ТМЦ;
  • почтовые расходы;
  • представительские затраты;
  • приобретение ГСМ;
  • командировочные расходы и пр.

Порядок выдачи денег под отчет

Пошаговая процедура выдачи наличных денежных средств под отчет сотруднику организации предполагает выполнение следующих действий:

1) Необходимо удостовериться, что у работника отсутствует непогашенная задолженность по подотчетным суммам.

Для проверки следует проанализировать аналитику по счету 71 и убедиться в отсутствии дебетового сальдо по данному работнику на текущую дату (это рекомендация для организаций, ИП имеет право не вести бух. учет).

2) Получить письменное заявление подотчетного лица.

Заявление не имеет унифицированной формы, но в обязательном порядке должно включать:

  • сумму, необходимую для оплаты расходов;
  • целевое назначение расходования запрашиваемых средств;
  • срок, достаточный для выполнения операции;
  • подпись руководителя или лица, обладающего правом визирования документа по доверенности;
  • дату составления.

Заявление может быть написано сотрудником вручную или составлено в печатном виде.

Если в качестве подотчетного лица выступает руководитель организации, ему также следует оформить заявление, содержащее небольшие корректировки по отношению к стандартной формулировке.

Такое заявление составляется в форме распоряжения, адресованного бухгалтерии и не требует дополнительного визирования.

Указание ЦБ не содержит исключений для руководителя организации при процедуре проведения кассовых операций.

Отсутствие заявления будет квалифицировано как безосновательная выдача денежных средств, которые должны были остаться в кассе компании.

В этом случае проверяющие органы могут начислить штраф за превышение лимита наличных расчетов.

3) Выдать деньги работнику.

На основании заявления подотчетного лица оформляется расходный ордер. РКО обязательно должен содержать паспортные данные работника и его подпись.

В бухгалтерском учете организации отражается запись:

Дт 71 Кт 50 – работнику выданы денежные средства из кассы организации.

4) Проконтролировать период использования подотчетных сумм и утвердить авансовый отчет.

Подотчетное лицо обязано сдать в установленные сроки авансовый отчет и (или) вернуть выданные денежные средства (остаток неизрасходованных средств) в кассу организации.

К отчету следует приложить первичные документы, подтверждающие произведенные затраты: чеки ККМ, накладные, БСО, счета-фактуры, квитанции ПКО, акты и пр.

На сумму остатка неизрасходованных средств выписывается приходный ордер. Сумма перерасхода возмещается сотруднику по РКО.

Работник не отчитался в установленный срок

Если подотчетное лицо не отчиталось по полученным средствам вовремя, существует два выхода из создавшейся ситуации:

1. Вычесть сумму долга из заработной платы сотрудника.

Произвести удержание невозвращенных в срок подотчетных средств можно только с согласия работника.

По истечении месяца, после наступления конечной даты сдачи авансового отчета следует подготовить приказ об удержании денег из оплаты труда должника.

Приказ следует завизировать у руководителя и уведомить работника о принятом решении. Ознакомление с приказом осуществляется под личную подпись сотрудника с указанием текущей даты.

Если подотчетное лицо категорически возражает против удержания суммы долга из заработной платы – решить вопрос можно только через судебное разбирательство.

2. Простить задолженность по решению руководителя фирмы.

Решение о прощении долга сотруднику также оформляется в приказном порядке.

На дату ознакомления с содержанием приказа у работника возникает доход в виде суммы прощеного долга, подлежащий налогообложению (п. 2 ст. 415 ГК РФ).

Бухгалтерия организации должна начислить НДФЛ, удержать сумму налога из ближайшей выплаты в адрес сотрудника и перечислить его в бюджет.

Если удержать налог невозможно (например: по причине увольнения работника), следует оформить справку 2-НДФЛ с признаком «2» (сведения о доходе, с которого не был удержан налог) и подать ее в ФНС в установленные сроки.

Сотрудники не всегда успевают своевременно отчитаться по суммам, выданным под отчет. Чтобы избежать подобных ситуаций, руководству организации следует устанавливать приемлемый срок выдачи подотчетных средств.

Нормы закона разрешают выдавать деньги под отчет на любой срок. Такой период может составлять не только несколько дней или месяцев, но и год или даже несколько лет.

Но следует учитывать, что длительные сроки нахождения денег у работника должны быть обусловлены производственными потребностями.

Иначе контролирующие органы могут переквалифицировать такие деньги, как доход или беспроцентный заем, что влечет за собой обязательство по удержанию и уплате НДФЛ.

Оставить комментарий / задать вопрос

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *