Табель учета рабочего времени (форма Т-12 и Т-13)

Оглавление:

1. Обязательно ли использовать эти формы?

2. Основание для заполнения табеля

3. Инструкция по заполнению формы Т-12

4. Инструкция по заполнению формы Т-13

5. Основные буквенные коды табеля

Бланк документа:

Скачать бланк формы Т-12 или формы Т-13

Смотреть образец заполнения формы Т-12 и формы Т-13

Трудовой Кодекс вменяет в обязанность всем работодателям вести учет отработанного их сотрудниками времени. Для этой цели используется табель учета рабочего времени.

Также в этом документе отражаются данные о работе за пределами нормы времени и причины отсутствия работника на его рабочем месте.

Все виды времени (явка, работа в выходные и праздники, больничные, отпуска и т.д.) проставляются в табеле в виде буквенного кода. Эти коды установлены в унифицированных формах табеля Т-12 и Т-13.

Чаще всего используют форму Т-13 – она более простая по сравнению с бланком Т-12, в котором помимо самого табеля предусмотрены страницы для расчета заработной платы и среднесписочной численности.

Обязательно ли использовать эти формы?

При учете рабочего времени не обязательно использовать одну из унифицированных форм. Можно разработать свою форму, либо отредактировать существующие бланки.

Обычно используется форма Т-13, из которой убираются колонки, предназначенные для заработной платы, и добавляются новые, в которых проставляют рабочее время, отличающееся от обычного (ночные, сверхурочные и т.д.).

Основание для заполнения табеля

Основанием для заполнения табеля рабочего времени могут служить следующие документы:

  1. Производственный календарь;
  2. Трудовой договор работника;
  3. Графики сменности;
  4. Приказы об отпусках, командировках, сверхурочных работах и т.д.;
  5. Листки нетрудоспособности;
  6. Служебные расследования и т.д.

То есть в качестве основания могут использоваться все документы, которые отражают график работы и присутствие или отсутствие человека на его рабочем месте.

Как правило, заполнение табеля возложено на непосредственных руководителей структурных подразделений, либо отдел кадров, если компания небольшая. Ответственных определяет работодатель на свое усмотрение.

Инструкция по заполнению формы Т-12

В настоящее время эта форма используется редко, по крайней мере, все три ее части, поскольку большинство организаций рассчитывает заработную плату в специализированных программах. Гораздо удобнее в использовании табель по форме Т-13.

Форма Т-12 состоит из нескольких разделов, которые отражают следующие сведения:

Титульный лист

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования (или рядом в скобках).

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО
Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.
Структурное подразделение
Указывается при наличии в организации, в противном случае строку не заполняют.
Номер и дата составления документа
Номер проставляется, если табелей несколько. Как правило, в инструкции по делопроизводству каждому подразделению присваивается свой номер (№ 1- бухгалтерия, № 2 – отдел продаж и т.д.). Также можно делить табеля по видам работников: администрация и специалисты, рабочие, обслуживающий персонал.
Порядок нумерации табелей устанавливается самостоятельно в каждой организации или структурном подразделении. Как правило, данный порядок регламентируется в учетной политике компании.

Отчетный период – проставляется месяц, за который составлен табель.

табель учета рабочего времени

Раздел 1 – Учет рабочего времени

Первая колонка, это номер по порядку.

Второй столбец предназначен для данных работника: его фамилия, инициалы и должность.

Табельный номер
Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то это поле заполняется только при его наличии.
Графы 4 и 6

Здесь идут столбцы, пронумерованные от 1 до 31, которые соответствуют дню месяца. После 15 и 31 столбца предусмотрены дополнительные графы, для подсчета часов за первую и вторую половину месяца.

Все дни месяца поделены на 2 строчки, в верхней ставится буквенный код времени, обозначающий вид работы или времени отдыха, в нижней – количество отработанных часов. Подробнее по кодам см. информацию ниже в разделе “Основные буквенные коды”.

Если это выходной, то можно поставить «0» или оставить нижнюю клеточку пустой, либо внести в нее количество рабочих часов, когда человек привлекался к работе сверх нормы.

Итоги отработанного времени
  • Количество дней – подсчитываются только дни, когда работник исполнял свои трудовые обязанности;
  • Всего часов – сумма отработанных часов (отпуска, больничные, выходные не включаются);
  • Колонки для подсчета отдельных часов: сверхурочных, больничных, ночных, отпусков и т.д. – здесь должны быть отражены все часы, которые оплачиваются отдельно от основной зарплаты;
  • Часы отсутствия на рабочем месте и причины, проставленные кодами.
  • Кол-во выходных и праздничных дней

Под этим табелем предусмотрено три подписи:

  1. Работника, составившего табель;
  2. Руководителя организации или структурного подразделения;
  3. Кадровика, который проверил табель.

табель учета рабочего времени

Раздел 2 – Расчет с персоналом по оплате труда

Табельный номер
Здесь (во второй части табеля) он проставляется без указания рядом фамилии работника, при этом он обозначает конкретного работника из первой части. Это как раз тот случай, когда табельный номер необходим и его использование позволяет идентифицировать работника без фамилии и инициалов.
Тарифная ставка или оклад
Эту колонку заполнить не всегда представляется возможным, а только в случае, когда оплату труда можно выразить в конкретной сумме.
Прочие колонки

Следующие колонки предназначены для начисления оплаты за конкретные часы (рабочие, отпускные, больничные). Помимо сумм зарплаты там проставляется:

Корреспондирующий счет, который зависит от вида затрат на которые относят зарплату конкретного сотрудника (основное производство, вспомогательное производство, продажа и т.д.).

А также код, обозначающий вид начисленных сумм, они аналогичны тем, что используются в справке 2-НДФЛ (2000 – зарплата, 2012 – отпускные и т.д). Полный перечень кодов смотрите на этой странице.

Форма расчет численности заполняется обычно на последнюю дату месяца и делится на три части:

  1. Колонки, отражающие отработанные часы;
  2. Колонки, отражающие часы и причины отсутствия;
  3. Расчет среднесписочной и списочной численности на основании приведенных данных.

табель учета рабочего времени

табель учета рабочего времени

Инструкция по заполнению формы Т-13

Форма Т-13 состоит из одного листа, но и в ней помимо часов можно проставить сведения о зарплате.

1) Реквизиты документа – проставляются аналогично предыдущей форме.

форма т 13

2) Табличная часть содержит следующие колонки:

  • Номер по порядку;
  • Данные работника: фамилия, инициалы и должность;
  • Табельный номер (при его наличии);
  • Колонки, предназначенные для отражения часов. В отличие от формы Т-12 они расположены в два ряда, что делает документ более компактным;
  • Итоговые данные за каждую половину месяца и полностью за месяц;
  • Далее несколько колонок, предназначенных для отображения вида начисленной зарплаты, часы оплаты и корреспондирующий счет) – должны заполняться бухгалтерией. Но в настоящее время эти колонки чаще всего исключают из табелей;
  • Отсутствие работника на рабочем месте – ставится количество часов и буквенный код причины отсутствия.

табель учета рабочего времени

3) Форма т-13 также подписывается тремя должностными лицами: ответственным, руководителем и кадровиком.

форма т 13

Основные буквенные обозначения табеля

В табеле обязательно проставляются буквенные коды, которые обозначают тот или иной вид времени работы или отсутствия работника:

  • Я – присутствие сотрудника на рабочем месте;
  • В – выходной день, это может быть не только суббота и воскресенье, а любой другой день, если работа осуществляется по графику;
  • ОТ – основной отпуск;
  • ОД – дополнительный отпуск, оплачиваемый;
  • ДО – дополнительный отпуск, не оплачиваемый;
  • Б – оплачиваемая нетрудоспособность;
  • РВ – работа в праздники и выходные дни;
  • Н – работа в ночное время;
  • ПР – прогул;
  • НН – отсутствие на работе по невыясненным обстоятельствам

Это основные коды, которые чаще всего используются в табелях.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Отправляя сообщение, Вы разрешаете сбор и обработку персональных данных.