Приказ о премировании сотрудников (форма Т-11 и Т-11а)

Оглавление (скачать бланки можно чуть ниже):

1. Обязательно ли использовать эти формы?

2. Приказ о материальной помощи

3. Основания для издания приказа

4. Инструкция по заполнению формы Т-11

 

5.Образец заполнения формы Т-11

6. Инструкция по заполнению формы Т-11а

7. Образец заполнения формы Т-11а

8. Срок и место хранения документа

Помимо выплаты основной зарплаты работодатель может поощрять работника дополнительными денежными суммами – премиями либо ценными подарками.

Все виды премий должны быть оформлены с помощью приказа, который является основанием для их начисления.

Для оформления этих выплат предусмотрены унифицированные формы: Т-11 и Т-11а. Первая форма предназначена для премирования одного работника, а форма с литерой «а» используется, если премируются два и более сотрудника компании.

Скачать актуальный бланк формы Т-11 или формы Т-11а

Скачать образец заполнения формы Т-11 или формы Т-11а

Обязательно ли использовать эти формы?

Сейчас использование унифицированных форм в кадровом делопроизводстве уже не является обязательным, поэтому формы Т-11 и Т-11а работодатель может использовать по своему желанию. Он может разработать свою форму либо внести изменения в унифицированные. Главное утвердить новую форму приказом по организации.

Также приказ о премировании может издаваться в свободной форме на общем бланке для приказов, утвержденном в организации. Обычно такой способ оформления премий используется, когда нужно подробно расписать о достижениях работника, за которые он получает премию или когда приказы о поощрениях вывешиваются на общедоступные места (информационные уголки, доски почета и т.д.).

В этих случаях приказ, изданный в свободной форме, лучше воспринимается при прочтении.

Пример текста приказа о поощрении в свободной форме:

ПРИКАЗ

По итогам конкурса «Лучший производственный участок», проводившегося в период с 21 по 30 мая 2018 года, производственный участок Филиала № 4 занял первое место.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Поощрить денежной премией за достигнутые результаты:

  • А.А. Иваненкова, начальника участка – в размере 5000 (пять тысяч) рублей;
  • Н.Н. Егорову, мастера участка – в размере 4000 (четыре тысячи) рублей;
  • В.В. Никитина, электромонтера участка – в размере 3000 (три тысячи) рублей.

2. Премию выплатить за счет собственных средств.

3. Приказ довести до сведения всех работников организации.

Приказ о материальной помощи

Помимо различных денежных премий существует еще такое понятие, как материальная помощь.

Для этих целей не выделено отдельной унифицированной формы и поэтому для оформления материальной помощи очень часто используют бланки формы Т-11 и Т-11а, особенно если в организации используются автоматизированные программы для ведения кадрового делопроизводства (КАМИН, Отдел кадров ПЛЮС и т.д.), в стандартные версии которых внесены только унифицированные бланки.

Унифицированную форму можно адаптировать, изменив название. То есть изначально приказ носит название «О поощрении работника (-ов)», а нужно заменить его на «О материальной помощи», либо «О выплате материальной помощи».

Можно также использовать и свободную форму приказа. Но в любом случае нужно четко указывать вид денежной выплаты, не стоит писать формулировок типа: «выплатить денежную сумму в размере …». От того, к какому виду выплат относится выдаваемая денежная сумма, будет зависеть:

1) НДФЛ – премия облагается подоходным налогом в полном объеме. В случае с материальной помощью НДФЛ не облагается сумма 4000 рублей в год в общих случаях и до 50 000 рублей при единовременной выплате за рождение ребенка.

Либо совсем не подлежит налогообложению не зависимо от суммы, если выплачивается в связи со стихийными бедствиями или террористическими актами;

2) Налог на прибыль организации – материальная помощь не снижает налогооблагаемую базу. Премия может снижать налогооблагаемую базу, только если она начислена за трудовые достижения работников (выполнение плана, достижение определенных показателей, внесение рациональных предложений и т.д.).

Премии, выплаченные в связи с юбилеями и праздниками, не относятся к расходам по оплате труда, снижающим сумму прибыли организации;

3) Страховые начисления – материальная помощь освобождается от уплаты страховых взносов в случаях, предусмотренных законодательством (в сумме до 4 000 руб., при рождении ребенка до 50 000 руб., компенсационные выплаты за причиненный ущерб в связи со стихийными бедствиями, выплаты в связи со смертью членов семьи). Премия облагается страховыми взносами во всех случаях.

Основания для издания приказа

Основанием для издания приказа о премировании (материальной помощи) могут служить следующие документы:

  • Заявление работника. Чаще всего оно пишется для выплаты материальной помощи при наступлении случаев, когда в локальных документах работодателя предусмотрены такие выплаты.
  • Служебная записка. Пишется непосредственным руководителем работника с просьбой премировать его за достигнутые результаты, отличную работу и т.д.;
  • Распоряжение работодателя о выплате премий к праздникам и юбилеям;
  • Локально-нормативные акты организации, где прописан порядок выплаты материальной помощи и премий. Причем работодатель сам решает, как назвать ту или иную выплату. Например, в некоторых организациях может выплачиваться премия к юбилею работника (выходу на пенсию, бракосочетанию), а в некоторых – материальная помощь. Это зависит от корпоративной политики организации. В случаях, когда премии и материальная помощь прописаны в законодательстве, их наименования не меняют (материальная помощь к рождению ребенка, в связи со смертью члена семьи; премия за результаты работы);
  • Другие документы, на основании которых работодатель может принять решение произвести выплаты в пользу работника.

После того, как приказ издан, его копия направляется в бухгалтерию для начисления указанных в нем сумм. Для выплаты премий и материальной помощи не установлено конкретных дат. Они могут быть выданы работнику сразу после начисления либо приурочены к зарплате или авансу.

Инструкция по заполнению формы Т-11

С помощью формы Т-11 оформляется премия для одного работника. Порядок ее заполнения выглядит следующим образом:

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Допускается в скобках внести сокращенное наименование (при наличии), как в учредительных документах. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится, то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО
Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Фамилия, имя и отчество работника вносится полностью, в родительном падеже.

Табельный номер
Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то это поле заполняется только при его наличии.
Структурное подразделение
При его отсутствии в организации данная строка не заполняется.
Должность работника
Должность должна быть внесена точно так, как она значится в трудовом договоре и штатном расписании, полностью, без сокращения.
Мотив поощрения
Здесь указывается, за что будет произведено премирование работника или выплата ему материальной помощи. Например: «за выполнение плана за апрель месяц», «В связи с рождением ребенка».
В этой строке можно подробно расписать причину премирования сотрудника в случае, если в организации не используют бланки приказов свободной формы либо приказ издается с помощью специализированной программы.
Вид поощрения
В этой строке поясняется, в какой форме будет произведено поощрение (материальная помощь): денежные средства, ценный подарок либо просто объявление благодарности или вручение почетной грамоты.

Далее указывается сумма премии, количество рублей указывается обязательно прописью, рядом копейки цифрами. Затем вся сумма дублируется цифрами.

Затем указывается документ, который послужил основанием для издания приказа (заявление работника, служебная записка, распоряжение руководителя и т.д.)

Подпись руководителя, а также подпись работника в том, что он ознакомлен с приказом.

Образец заполнения формы Т-11

приказ о премировании сотрудников

Инструкция по заполнению формы Т-11а

Форма Т-11а предназначена для оформления выплаты сразу нескольким работникам. Основные реквизиты приказа оформляются аналогично, как и в предыдущей форме.

Также аналогично форме Т-11 заполняются строки: «Мотив поощрения» и «Вид поощрения», после которых последующая информация вносится в виде таблицы. Это значит, что мотив и вид поощрения должен быть одинаковым для всех перечисленных в приказе сотрудников. То есть, даже если один и тот же сотрудник одновременно будет получать премию и материальную помощь, на него будет необходимо оформить два разных приказа.

Заполнение табличной части приказа:

  1. Фамилия имя и отчество работника – вносится полностью;
  2. Табельный номер – при его наличии;
  3. Структурное подразделение – при его наличии;
  4. Должность – полностью, без сокращений;
  5. Сумма – сумма, которая будет выплачена работнику. В данной форме не предусмотрено ее дублирование прописью. Если работник поощряется не денежными средствами, то указывается форма поощрения (благодарность, почетная грамота, ценный подарок);
  6. Подпись работников в том, что они ознакомлены с приказом.
  7. Основание для издания приказа (срока после таблицы). Оснований может быть несколько, главное, чтобы мотив и вид поощрения в них совпадали. Либо, наоборот, один документ может служить основанием для издания нескольких приказов. Например, есть одна служебная записка, в которой содержатся сведения о том, что работника необходимо поощрить почетной грамотой и денежной премией. В этом случае будут изданы два приказа, но основание для них будет одинаковое – вышеуказанная служебная записка.
  8. Подпись руководителя организации.

Образец заполнения формы Т-11а

приказ о премировании работников

Срок и место хранения приказов о премировании

Оригинал приказа хранится в книге приказов по кадрам. Копия в бухгалтерии, там она либо подшивается в отдельное дело, где хранятся все копии приказов, либо подкалывается к документам о начислении премии.

Приказы о премировании работников и выдаче им материальной помощи должны храниться в организации 5 лет, а затем подлежат уничтожению. Но на практике уничтожать такие документы лучше после того, как пройдет налоговая проверка.

Поскольку в ее ходе могут возникнуть различные вопросы о налогообложении сумм, начисленных на основании этих приказов, и необходимо будет подтвердить формулировку, от которой, как уже было сказано выше, и зависит то, как эти суммы будут отражаться в налоговом учете организации.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Отправляя сообщение, Вы разрешаете сбор и обработку персональных данных.