График отпусков (форма Т-7)

Оглавление:

1. Обязательно ли использовать форму Т-7?

2. На основании чего заполняется график отпусков

3. Срок утверждения документа

4. Какие отпуска отражаются в графике?

5. Инструкция по заполнению формы Т-7

6. Отпуска по графику и внесение изменений

7. Срок и место хранения документа

График отпусков представляет собой документ, в котором содержится информация о предполагаемых и фактических датах отпусков сотрудников в текущем календарном году. Он относится к документам, которые обязательно должны быть у любого работодателя. Его наличие регламентируется Трудовым Кодексом РФ.

Скачать актуальный бланк формы Т-7

Смотреть образец заполнения Т-7

Обязательно ли использовать унифицированную форму Т-7?

Начиная с 2013 года, законодательство разрешает работодателям использовать свои формы документации, используемой в кадровом делопроизводстве. Поэтому применение формы Т-7 не является обязательным, но как показывает практика, именно она является самой удобной.

Единственное, в нее можно внести изменения: убрать графу учета мнения профсоюза, если его нет, добавить колонку для ознакомления работников. Это зависит от корпоративной политики компании.

Но если в унифицированную форму внесены даже такие небольшие поправки, она считается измененной и ее нужно утвердить приказом по организации.

На основании чего заполняется график отпусков

В законодательстве не регламентируется документ, на основании которого должен составляться график отпусков, поэтому возможны следующие варианты:

  • Пожелания работников — как правило, такое практикуется в небольших организациях, где взаимозамещаемость работников позволяет им ходить в отпуска в удобное для них время;
  • Распределение отпусков на усмотрение руководителей подразделений и отдела кадров, исходя из интересов бесперебойного функционирования предприятия;
  • Все должности в графике отпусков должны быть занесены точно так, как они значатся в штатном расписании.

Помимо этого существует несколько категорий работников, которым предоставляется отдых в любое удобное время, либо их пожелание должно быть учтено при распределении отпусков.

К таким категориям относятся:

  • Беременные женщины – могут взять отпуск перед декретом или сразу после него;
  • Мужья беременных женщин – могут взять отпуск в период нахождения жены на больничном по беременности и родам;
  • Несовершеннолетние сотрудники – в любое время;
  • Усыновителям ребенка, возраст которого менее 3 месяцев – в любое время;
  • Внешним совместителям – в период отпуска по основному месту;
  • Работники, отозванные из отпусков – в любое время;
  • Прочие категории, определенные Федеральными законами (ликвидаторы определенных радиационных аварий, ветераны, инвалиды и участники боевых действий, почетные доноры; герои России и СССР, жены военнослужащих и т.д.).

Эти работники могут заявить о своем желании уйти в отпуск как на стадии составления графика отпусков, так в течение года. То есть предоставление им отпуска не зависит от дат, которые для них были установлены в графике отпусков.

Срок утверждения документа

График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 14 дней до начала года, на который он составляется. Значит, последний срок для утверждения графика отпусков это 17 декабря. Таким образом, если кто-то из работников идет в отпуск 1 января, то у сотрудника отдела кадров есть время предупредить работника в установленный законом срок.

Но на практике целесообразно начинать составлять график отпусков за 1-2 месяца до наступления нового календарного года, особенно если организация большая и имеет обособленные структурные подразделения.

Какие отпуска отражаются в графике, а какие нет?

В графике отражаются следующие виды отпусков:

  • Ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
  • Дополнительные оплачиваемые отпуска;
  • Отпуска без сохранения заработной платы, предоставление которых регламентировано на законодательном уровне (обязательные дополнительные отпуска за свой счет для инвалидов, ветеранов труда, работающих пенсионеров, лиц допущенных к вступительным экзаменам и т.д.).

То есть в график включают те отпуска, о которых заранее известно.

Помимо этого, есть несколько видов отпусков, которые заранее невозможно предусмотреть, либо неизвестно их точное время. Сюда можно отнести:

  • Учебные отпуска;
  • Отпуска без сохранения заработной платы, предоставленные по согласованию с работодателем;
  • Отпуска без сохранения заработной платы, которые предусмотрены законом в определенных обстоятельствах (по болезни, регистрации брака, рождении ребенка и т.д.).

Единственный вид отпуска, который всегда должен быть в графике в обязательном порядке это основной отпуск, поскольку предоставляется всем работникам.

Инструкция по заполнению формы Т-7

Шапочная часть

Наименование организации

Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования (или рядом в скобках).

Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

Код ОКПО
Рядом с названием есть небольшое поле, отведенное под ОКПО, данные для его заполнения берутся из перечня кодов, выданных органами статистики при регистрации компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.
Мнение профсоюза

Слева, под наименованием расположено поле, где отражаются сведения о том, что при составлении графика отпусков учтено мнение профсоюза. Если его нет на предприятии, то поле не заполняется

Обратите внимание! Мнение профсоюза только учитывается, а не исполняется в обязательном порядке, главное соблюсти процедуру информирования этого органа.

Поле «УТВЕРЖДАЮ»
Это поле отведено под утверждение графика руководителем организации. Здесь ставится наименование его должности, подпись, расшифровка и дата утверждения документа.
На подпись руководителя желательно поставить печать компании, хотя на унифицированном бланке она и не предусмотрена. Но поскольку имеется гриф утверждения, то печать необходима.

Слева от грифа утверждения стоит наименование документа и три пустых поля для номера, даты составления и года, на который составлен график.

график отпусков образец

Табличная часть

Структурное подразделение
Если в организации нет такого деления, то весь столбец можно объединить и проставить в нем сокращенное наименование организации.
Должность работника
Приводится полное наименование должностей. Как правило, именно этот столбец определяет порядок внесения сотрудников в график. Начинают с самой высокой должности и далее по убыванию.
Табельный номер
Это индивидуальный код работника в данной организации, который присваивается при приеме на работу. Поскольку обязательное присвоение табельных номеров действующим законодательством не предусмотрено, то это поле заполняется только при его наличии.
Количество календарных дней отпуска
Здесь указывается продолжительность всех дней отдыха, положенных работнику. Желательно не суммировать дни, а проставлять их отдельно, разделяя запятой, или другим знаком.
В графике отпусков это может выглядеть следующим образом: «28, 5» либо «28+5» — это значит, что в следующем году работнику будет положено 28 дней основного отпуска и 5 дополнительных.
Запланированная дата отпуска
Здесь необходимо указать точные даты, а не только месяц. Если отпуск дробится, то указывают все периоды. Например, 01.06.2017 – 14.06.2017, 01.09.2017-14.09.2017.
Фактическая дата отпуска
Указывается период, когда работник на самом деле пошел отдыхать. Если он это делал несколько раз, то и периодов будет несколько. Если работник переносил отпуск, то фактическая и запланированная даты будут не совпадать.
Основание для перенесения отпуска
Заполняется, если работник не идет в отпуск по графику, а просит его перенести. Указывается причина переноса, например, заявление, производственная необходимость с согласия работника и т.д.
Дата предполагаемого отпуска
Проставляется, если работник просит перенести отпуск на определенную дату. На практике это не всегда получается, в этом случае можно проставить хотя бы примерную дату.
Примечание
Можно оставить пустым, либо сделать необходимые пометки (уволен, перенес на следующий год по производственной необходимости, взял компенсацию и т.д.).

График отпусков подписывает работник кадровой службы или лицо, на которое возложены обязанности его ведения.

график отпусков образец

В организации можно составлять несколько графиков отпусков, особенно если имеются обособленные структурные подразделения.

Оригинал графика хранится у работника, который составляет приказы об отпусках, чаще все это одел кадров.

Предоставление отпусков по графику и внесение изменений

Законодательство говорит о том, что график отпусков является документом обязательным к исполнению как со стороны работодателя, так и со стороны работника. На практике это означает следующее:

  • Работник не может отказаться идти в отпуск по графику без согласия работодателя;
  • Работодатель не может перенести отпуск работника без его согласия.

Но в том и другом случае имеются исключения:

  • Работник может не идти в отпуск, если его не предупредили за две недели или выплатили отпускные позднее, чем за три дня;
  • Работодатель может перенести отпуск работника в оговоренных законодательством случаях: ликвидация последствий техногенных катастроф и аварий, стихийных бедствий.

При переносе отпуска по двум указанным причинам работник потом может отгулять его в любое удобное время.

Также работник может перенести запланированный отпуск на другие даты по согласованию с работодателем. Для этого ему необходимо подать заявление о переносе отпуска с указанием новых периодов, хотя бы примерных, если он хочет передвинуть отпуск на более позднюю дату. Либо написать заявление о предоставлении отпуска, если он хочет начать отдыхать до указанной в графике отпусков даты.

Если новый сотрудник приходит позже 17 декабря или в начале года, то можно сделать на него отдельный график или внести изменения в действующий путем издания приказа, в котором график утверждается в новой редакции. Но обязательно отразить, что это изменения, чтобы не изменилась дата утверждения.

Делается это на усмотрение работодателя, поскольку законодательство этот вопрос никак не освещает.

Срок и место хранения графика отпусков

График отпусков хранится до замещения его новым, то есть 1 год. Далее его можно подшить в основания для приказов – папку, где хранятся заявления, служебные записки, докладные и т.д., послужившие основанием для составления различных приказов и хранить положенный срок (3-5 лет), а можно сразу уничтожить.

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Отправляя сообщение, Вы разрешаете сбор и обработку персональных данных.